Neue Aufgaben für die ZBV - das Team des Dezernates ZBV 15 stellt sich vor -
Die Bearbeitung von Reisekosten-, Trennungsgeld- und Umzugskostenangelegenheiten ist Neuland für die Zentrale Besoldungs- und Versorgungsstelle der Oberfinanzdirektion Koblenz (ZBV). Diese Bereiche wurden ab 01.04.2009 von der Steuerabteilung der Oberfinanzdirektion Koblenz (OFD) übernommen. Seit diesem Zeitpunkt bearbeitet die ZBV Anträge auf Reisekostenerstattung für Angehörige der OFD, der ZBV, der Landestreuhandbank Rheinland-Pfalz (LTH) und des Ministeriums der Finanzen (FM). Damit verbunden ist die Bearbeitung der Trennungsgeld- und Umzugskostenanträge von Bediensteten der OFD, der Finanzämter und teilweise auch des FM. Die ZBV ist demzufolge ab 01.04.2009 auch für die Anerkennung privateigener Kraftfahrzeuge im Bereich der Steuerverwaltung zuständig sowie Fachleitstelle für die Reisekostenstellen der Finanzämter, der Finanzschule und des Geschäftsbereichs Bundesbau (GBB).
Ab 01.10.2009 wurde der ZBV auch die Berechnung und Auszahlung von Reisekosten, Umzugskosten und Trennungsgeld vom Landesbetrieb Liegenschafts- und Baubetreuung Rheinland-Pfalz (Landesbetrieb LBB) übertragen. Die Reisekostenangelegenheiten des Rechnungshofs Rheinland-Pfalz (RH) werden von der ZBV seit dem 01.11.2009 bearbeitet.
Zum Zeitpunkt des Zuständigkeitswechsels am 01.04.2009 waren für die Reisekostenabrechnungsanträge des Personals der Finanzämter noch die betreffenden Dienststellen selber zuständig. Im Jahr 2009 wurden so von den einzelnen Finanzämtern insgesamt rund 29.700 Anträge bearbeitet. Es ist vorgesehen, auch diese Arbeiten nach und nach (je nach personellen Möglichkeiten) bei der ZBV zu zentralisieren. Inzwischen werden die entsprechenden Anträge der Finanzämter Kaiserslautern, Mainz-Süd und St. Goarshausen-St. Goar bei der ZBV bearbeitet; die Übernahme von voraussichtlich bis zu dreizehn weiteren Finanzämtern ist bis zum 01.01.2011 vorgesehen.
Die Reisekostenabrechnungen bei der ZBV nähern sich immer mehr einem voll elektronischen Abrechnungssystem. Sowohl die Daten für den Dienstreiseantrag als auch nach der Reise die Details für den Abrechnungsantrag werden von den Reisenden der Steuerverwaltung selber am Bildschirm in das selbsterklärende Intranetverfahren CARIN bzw. in das Verfahren ZEIT (für die Außendienste der Finanzämter) eingegeben. Die zuvor aus verschiedenen Systemen bereits zur Verfügung gestellten persönlichen Daten und die vom Antragsteller/der Antragstellerin zusätzlich eingegebenen Werte werden von CARIN und ZEIT elektronisch in das Dialogsystem CARLA übermittelt. Für die Bearbeiter/innen der Reisekostenstelle bedeutet dies eine wesentliche Arbeitserleichterung und gleichzeitig eine erhöhte Datensicherheit, da die manuellen Eingaben in das Abrechnungsverfahren CARLA und die damit verbundenen Fehlerquellen entfallen. Im Anschluss an die Prüfung nach reisekostenrechtlichen Vorschriften werden die Daten in CARLA freigegeben.
CARLA ermöglicht die vollmaschinelle Berechnung, Zahlbarmachung (einschließlich Budgetierung) und Versteuerungsmitteilung sowie die anschließende Bescheiderteilung für Reisekosten und Trennungsgeld. Darüber hinaus werden nach manueller Berechnung Umzugskostenbescheide und die Auszahlungen hierzu sowie sach- und reisekostenähnliche Erstattungen mittels CARLA vorgenommen. Die Verfahren CARIN und CARLA wurden von der Zentralen Datenverarbeitung der Finanzverwaltung (ZDFin), ZEIT von Bediensteten des Finanzamts Koblenz entwickelt.
Die Papierform ist sowohl für den Dienstreiseantrag als auch für den Abrechnungsantrag bis zu einer anderen rechtlichen Regelung noch weiterhin notwendig.
Seit dem 01.04.2009 ist auch die Hauptleitstelle für CARIN und CARLA bei der ZBV angesiedelt. Zu den Aufgaben dieser Stelle gehört insbesondere die Pflege der beiden vorgenannten Verfahren einschließlich deren Weiterentwicklung, die Verfahrensbetreuung der externen Nutzer von CARLA mit der Vergabe und Zulassung von Usern, Schulungen, Kassenanweisungen, Bearbeitung von Rückläufen u.a..
Zur Zeit kann ein Dienstreiseantrag und auch der Abrechnungsantrag hierzu elektronisch nur im Intranet der OFD/ZBV mit Hilfe des Verfahrens CARIN gestellt werden. Geplant ist zukünftig alle im Zusammenhang mit einer Dienstreise benötigten Formulare im Internet zur Verfügung zu stellen, damit die notwendigen Daten nur einmal eingegeben werden müssen. Darüber hinaus hat die Reisekostenstelle der ZBV u. a. die folgenden Ziele:
- Entwicklung eines Workflow mit dem Ziel der papierlosen Bearbeitung,
- Zentrale Ticketbuchungen (Bahn, Flug) und zentrale Hotelbuchungen.