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Papier war gestern. Die Zukunft der Lohnsteuerkarte ist elektronisch.

Die Zentrale Besoldungs- und Versorgungsstelle – ZBV – wird ab dem 01.01.2013 das elektronische Verfahren (ELStAM für „Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale“) anwenden. Für Ihren Lohnsteuerabzug werden ab diesem Zeitpunkt die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten (wie Steuerklasse, Freibeträge und Religion) zugrunde gelegt und in Ihren Bezügeabrechnungen (Entgeltnachweis) ausgewiesen. Die elektronische Lohnsteuerkarte ersetzt damit in der Regel vollständig das bislang praktizierte Papierverfahren.

Bitte beachten Sie:

Im Rahmen der Einführung des neuen Verfahrens kann es zu Änderungen der bisher maßgeblichen Lohnsteuerabzugsmerkmale kommen. Insbesondere verlieren auf der Lohnsteuerkarte eingetragene Frei- und Hinzurechnungsbeträge mit der Umstellung auf das elektronische Verfahren ihre Gültigkeit und müssen für das Jahr 2013 grundsätzlich neu beantragt werden.

Was muss ich hierfür tun?

Die Lohnsteuer-Ermäßigungsanträge können Sie bei Ihrem Finanzamt ab Oktober 2012 stellen – zur Vermeidung langer Wartezeiten am besten auf dem Postweg. Damit Sie bei der ersten "elektronischen Abrechnung" nicht eventuell netto weniger erhalten, müssen die Freibeträge bis zum Jahresende 2012 neu beantragt werden. Erhalten Sie Ihre Bezüge vorschüssig, müssen die Freibeträge sogar bis spätestens Ende November 2012 beantragt werden.

Ausnahme - Überjährige Freibeträge

Lediglich Pauschbeträge für Menschen mit Behinderung und Hinterbliebene, die bereits über das Jahr 2012 hinaus gewährt wurden, werden ohne neuen Antrag weiterhin berücksichtigt.

Welche Steuermerkmale sind von möglichen Abweichungen betroffen?

• Steuerklassen für Ehegatten,
• Bescheinigung der Konfession,
• Anzahl der Kinderfreibeträge,
• insbesondere Freibeträge für Werbungskosten (Fahrtkosten als Pendler), Hinzurechnungsbetrag und Quotient im Faktorverfahren für das Jahr 2013.

Eine Zusammenstellung der relevanten Anträge und Informationen finden Sie hier:

• Antragsformulare sind in den Finanzämtern erhältlich, können aber auch über das Internet (https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=lst) abgerufen werden.
• Die Lohnsteuerdaten werden unter strikter Beachtung des Datenschutzes gespeichert und übermittelt.
• Umfangreiche Informationen für Arbeitnehmer zur elektronischen Lohnsteuerkarte finden Sie unter https://www.elster.de/arbeitn_elstam.php.
• Ihnen steht unter der Telefonnummer 0800 52 35 099 eine Hotline zur Verfügung, die Sie von Montag bis Freitag in der Zeit von 7.00 bis 22.00 Uhr sowie Sonnabend, an Sonn- und Feiertagen von 10.00 bis 18.00 Uhr erreichen. Sie können auch per elektronischer Post an elstam-hotline@elster.de Kontakt aufnehmen.

Das Finanzministerium empfiehlt, Anträge zur Änderung der persönlichen ELStAM oder zur Eintragung von Freibeträgen auf dem Postweg einzureichen.

Wann bin ich von dieser Regelung nicht betroffen?

Minijobs / Arbeitnehmer mit pauschalem Lohnsteuerabzug sind vom elektronischen Verfahren zunächst nicht betroffen, außerdem Beschäftigte, die nur beschränkt steuerpflichtig sind . Eine aktuelle Bescheinigung des Betriebsstättenfinanzamtes über die zu berücksichtigenden Steuermerkmale muss auch für 2013 vorgelegt werden.

In 2013 neu beginnendes erstes Arbeits- oder Ausbildungsverhältnis

Beginnt ein Arbeitnehmer in 2013 ein erstes Arbeitsverhältnis, muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber auch die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung 2013 vorlegen. Ledige Auszubildende, die im Jahr 2013 erstmals in ein Ausbildungsverhältnis eintreten, brauchen keine Steuerkarte oder Ersatzbescheinigung vorzulegen. In diesen Fällen darf der Arbeitgeber die Steuerklasse 1 unterstellen. Dazu benötigt der Arbeitgeber vom Auszubildenden folgende Angaben: Identifikationsnummer des Auszubildenden, Geburtsdatum, Konfession sowie eine Bestätigung, dass das Ausbildungsverhältnis sein erstes Dienstverhältnis darstellt. Hat das Ausbildungsverhältnis bereits 2011 oder 2012 begonnen und liegen die Daten vor, benötigt der Arbeitgeber lediglich die Bestätigung des Auszubildenden, dass es sich weiterhin um das erste Dienstverhältnis handelt. Für die Berücksichtigung einer anderen Steuerklasse (eventuell bei verheirateten Auszubildenden) ist jedoch eine Ersatzbescheinigung des Finanzamts nötig.

Zusätzliche Hinweise für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können ihre zum 1. Januar 2013 gültigen "ELStAM" voraussichtlich ab 1. November 2012 im ElsterOnline-Portal (www.elsteronline.de) einsehen. Dazu ist eine einmalige, kostenfreie Registrierung mit der steuerlichen Identifikationsnummer erforderlich.

Papierbescheinigungen bei Vollsperrung von ELStAM für einen Arbeitnehmer

Nicht auszuschließen ist es, dass die in ELStAM bereitgestellten Daten fehlerhaft sind. Handelt es sich um fehlerhafte Daten eines Arbeitnehmers, die das Finanzamt selbst nicht ändern kann, weil es sich um in der ELStAM Datenbank gespeicherte Meldedaten handelt, kann es zu einer sog. Vollsperrung von ELStAM für diesen Arbeitnehmer kommen. In diesem Fall sind die Lohnsteuermerkmale anhand der Papierbescheinigungen, insbesondere der Besonderen Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug in Verbindung mit der Lohnsteuerkarte 2010 oder den Ersatzbescheinigungen 2011, 2012, 2013 zu ermitteln. Merkmale wie z.B. Bildung von Freibeträgen, Steuerklassenkombinationen von Eheleuten, Beantragung von Steuerklasse II, die vom Finanzamt in ELStAM einzugeben sind, können vom Finanzamt ohne sog. Vollsperrung geändert werden. Sind diese fehlerhaft, kann der Arbeitgeber grundsätzlich die in den Papierbescheinigungen genannten Merkmale dem Lohnsteuerabzug zugrundelegen, es sei denn die Korrektur des Fehlers erfolgt bereits vor dem erstmaligen Abruf von ELStAM.

Das Merkblatt zum ELStAM finden Sie hier.